一）来电登记
接到来电应在“市长公开电话值班记录簿”上认真记录来电人姓名、单位、联系电话、来电时间和内容。
（二）来电办理
1.直接办理。对政策规定明确的问题，应当立即向来电人作出解答;需归口办理的问题，可告知来电人直接向有关部门、区县(自治县、市)人民政府反映或通过电话直接连线有关部门、区县(自治县、市)人民政府公开电话办理，并进行跟踪督办。
2.转办。对有代表性并产生一定影响的问题，应以电话或书面交办单形式，转请有关部门限期办理，并告知来电人;对群众反映涉及面广、反映突出的热点、难点问题，应归纳整理后及时报送有关领导，再按领导批示及时转请有关部门办理;对涉及两个以上部门的问题，由市长公开电话值班室明确一个部门牵头办理，也可由市长公开电话值班室牵头协调有关部门办理。
3.重大事项处置。群众电话报告的危害群众生命财产安全的重大、突发事件，应立即核实情况，并按《市政府值班室处置各类突发事件工作制度》处理。
（三）来电反馈
1.承办回复。凡市长公开电话值班室转办并要求回复的事项，承办单位应在7个工作日内回复办理结果;对难度较大的事项，在征得市长公开电话值班室同意后可以延长，但最多不能超过30个工作日。对重大、紧急问题的办理，要随时反馈。
2.答复群众。承办单位和部门将办理结果回复后，有条件答复反映人的，可由市长公开电话值班室利用电话或书面形式将办理结果答复反映人，或由承办单位和部门将办理结果直接答复反映人。
（四）督促办理
1.对承办单位超过办理时限要求的，市长公开电话值班室及时进行书面督办，限期办结回复。
2.对办理不认真或没按要求办理的回复，市长公开电话值班室应提出具体要求和意见，责成承办单位重新办理并限时回复。
3.对涉及多个承办单位在办理过程中意见不一致时，市长公开电话值班室应及时请示领导，按相关领导的批示意见处理。
4.对群众反映强烈的、突出的热点和难点问题，市长公开电话值班室视情况可直接组织有关部门及新闻单位现场查办。
（五）信息采编
市长公开电话值班室应注意收集整理群众反映的热点、难点问题和带有普遍性、指导性的意见、建议，通过《每日值班综述》、《值班专报》等形式及时反映和报告，为领导决策提供参考。
（六）通报程序
1.市长公开电话值班室定期对群众反映问题的交办情况、各承办单位的办理回复情况进行通报。
2.定期通过新闻媒体对群众反映比较集中和突出问题的办理结果进行公布。
（七）立卷归档
对电话记录、交办回复记录、会议材料、领导批示件和其他具有保存价值的材料要及时立卷归档。
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