会务前准备工作有哪些?序号工作类型,接下来我们就来聊聊关于会务前准备工作有哪些?以下内容大家不妨参考一二希望能帮到您!
会务前准备工作有哪些
一、会务工作实用清单1.会务方案细化表(会前、会中、会后需注意问题清单) | |||||
序号 |
工作类型 |
工作内容 |
具体工作 |
时间安排 |
负责人 |
1 |
会前准备 |
会议通知 |
1、内容格式参照常规,并注意本次有无特殊情况,经部门负责人审核通过后,发布。2、在相关群里发布,根据未反馈情况,电话通知。3、做好参会人员及其综合部负责人通讯录,备用。4、如需分行视频,请分行确定连接终端,至少提前一天发办公室。5、分行如有住宿、用餐需求的,与办公室、行政事务部沟通。 |
前一周或十天 |
—— |
2 |
会场预定 |
1、根据参会人数、会议性质、是否需要讨论、分行及投资机构是否参加等,提前预定会场,提出桌椅、茶水、视频等需求。2、如在总行召开,与会议通知同时确定。 |
前一周或十天 |
—— | |
3 |
短信通知 |
通过短信平台通知所有参会人员。注意参会人员及联系方式更新。 |
会议通知发出时;前一日 |
—— | |
4 |
席卡制作 |
按参会人员单位名单,到办公室领取或重新制作席卡,注意不能遗漏。 |
前一日 |
—— | |
5 |
会议材料 |
尽快将会议材料(会议议程、主报告、领导讲话)定稿,并根据要求印刷装袋(注意区分不同领导、参会人员),行领导材料袋中需备好签字笔,同时认真审核材料是否完整,有无错别字等。 |
前一日 |
—— | |
6 |
会场布置 |
与领导确定会场形式,通知会议中心。 |
前一日上午 |
—— | |
联系会议中心,配合布置会场,如有需要请办公室配合。 |
前一日下午 |
—— | |||
1、布置摆放座位、摆放席卡、水、会议材料、烟灰缸(水:一般第一排放瓷杯,后排放矿泉水,行领导自备水杯,注意提示或帮助拿水杯)。2、调试音响、视频等会议设备。3、如有投影,调试笔记本(PPT:用定稿PPT试放,多备一台。如在外开会,最好嵌入式,防止变形。在大会议室,一般用中间屏幕播放,两边电视房分行视频)。 |
前一日下午 |
—— | |||
如需签到。会场外,备好一张桌子,两张椅子,以备签到使用,同时备好一盒签字笔备用。 |
前一日下午 |
—— | |||
7 |
会场提示(如有需要) |
联系总行办公室,提前安排好电子屏设置。 |
前一日下午 |
—— | |
开会期间保持负一楼、一楼和四楼设置电子屏通知 |
前一日下午 |
—— | |||
8 |
会议宣传 |
1、事先拟定好新闻通讯稿件、会议纪要。2、提前备好录音笔,注意电量。 |
前一日下午 |
—— | |
9 |
会议召开 |
会前引导(如有需要) |
联系大楼物业,要求物业安排专人在一楼入口处刷卡、电梯刷卡 |
会前一小时 |
—— |
人员接送(如有需要) |
1、提前联系参会人员迎接地点。2、提前确定用车人数,与行政部沟通。3、如需住宿,提前确定酒店,引导入住。3、会后,注意送回。 |
会前一小时 | |||
设备调试 |
进行会议视频、话筒等设备的调试,同时要求会议中心录音录像。 |
会前半小时 |
—— | ||
行领导的邀请 |
在行领导所在楼层等候领导,并陪同领导前往会场。 |
会前10分钟 |
—— | ||
会议签到 |
提前半个小时到达会场入口处,组织签到,并于会前5分钟电话通知尚未签到人员。 |
会前5分钟 |
—— | ||
安排入座 |
积极引导现场签到人员的落座。 |
会前5分钟 |
—— | ||
会议录音及记录 |
1、提前10分钟将录音笔放置行讲话人席卡内部并现场录音。2、纸质记录会议时间、与会人员、召开情况等。 |
会中 |
—— | ||
会议照相 |
1、请办公室协助开会期间的拍照。2、注意领导特写、主席台、会议全景(三者缺一不可),要连拍。如有特殊情形,如发言人等,也要拍。3、注意拍摄时点,一般是领导坐定后以及讲话时拍(吸烟时不能拍)。 |
会中 |
—— | ||
会场应急 |
会议设备完好应急,如话筒、视频等;领导事务应急等。 |
会中 |
—— | ||
会场清理 |
会议结束后,整理器材物品及遗忘文件。 |
会后 |
—— | ||
10 |
会后工作 |
会议宣传 |
1、将事先拟定好的新闻稿件,配上照片,审核后发布。2、会议纪要,经审核,发布。 |
会后 |
—— |
11 |
会议印发(如有需要) |
会后将会议材料进行印发执行 |
会后 |
—— | |
12 |
材料整理 |
会议文件的归档整理,会议分组讨论整理,各机构建议整理等 |
会后 |
—— | |
13 |
会议费用 |
履行程序,办理报销。 |
会后 |
—— | |
14 |
跟踪要求 |
对会议决议、领导提出的要求与措施,进行分解下发并跟踪落实情况 |
会后 |
—— | |
清单的作用:一是避免临时的手忙脚乱不知所措;二是避免遗漏;三是合理评估工作量,确定投入人力。
2.会务工作内部分工标准化明细表 | |||||
会务名称:会务时间:总统筹人:XXX手机号XXX | |||||
序号 |
小组名称 |
工作任务 |
小组组长 |
小组成员 |
备注 |
1 |
综合协调组 |
1.负责领导参会活动的组织安排和讲话材料的编写工作;2.负责整体策划、综合协调及重大活动的联络工作;3.负责各参会部门的综合协调、任务督查等工作;4.负责会务各种证件的办理、领取和发放工作;5.负责会议指南的印制、管理和发放工作;6.负责领导小组日常工作;7.做好负责人分配的其他工作。 |
姓名XXX手机号XXX |
姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX | |
2 |
会议活动组 |
1.负责会场的预定、布置及费用核算;2.负责对接、安排礼仪人员的工作,包括但不限于引导领导上台、签约环节资料放置与收回、司仪等;3.负责会议开始前的签到组织工作;4.负责对接会议主持人会务流程及各项事宜,并安排好签约文本的收集、整理;5.负责会间会务音乐、话筒、会务背景PPT切换等后台操作;6.做好××分配的其它工作。 |
姓名XXX手机号XXX |
姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX | |
3 |
考察活动组 |
1.配合综合协调组,分管负责考察活动方案、牵总、组织工作;2.负责落实与对接参观考察本地企业;3.负责落实本地知名企业参会,并做好座谈发言准备工作;4.负责落实考察活动的新闻报道工作;5.做好其他临时性工作。 |
姓名XXX手机号XXX |
姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX1 | |
4 |
宣传报道组 |
1.负责会议期的录像、摄像、小视频等工作(可外包、需对接);2.负责会议前期、中期和末期的新闻通稿的发布工作;3.负责对接外部各媒体、报社,会议宣传资料的分享等;4.负责对接广告公司,做好会议现场所需广告物料的制作,包括不限于桌签、会务背景、展架画面设计、签到墙、会务台搭建等;5.做好××分配的其它工作。 |
姓名XXX手机号XXX |
姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX | |
5 |
后勤保障组 |
1.负责财务、信息服务、资料管理、会议服务、后勤保障等工作;2.负责来宾住地的预订、会议期来宾报到、食宿、车辆安排等后勤保障工作;3.负责落实当地参会人员的邀请;3.负责大会的各类费用的预算编报工作;4.做好××分配的其他工作。 |
姓名XXX手机号XXX |
姓名XXX手机号XXX姓名XXX手机号XXX | |
备注:1.本工作明细表较适合于大型会务活动(包含的环节有现场考察、大型会议、住宿、车辆、餐食等);2.本表亦适用于微小型接待考察活动,可将“小组名称”更换为“责任人”,删掉“小组成员列”;3.会务活动虽相似,但也存在差异,需要根据实际情况,对“工作任务”列修改;4.如果工作人员有限,在保障不重合的情况下,可以安排一人多职。 |
3.接待活动分工表 | ||||
信息收集 | ||||
序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
1 |
来访信息收集 |
与对方联系人充分沟通,收集来宾基本情况及来访意图,主要包括:来宾人数、姓名、性别、民族、职务及排序、宗教信仰、生活习俗等,来宾来访意图、日常安排、接送需求、住宿需求、用餐需求、票务预订需求等,来宾随同人员、司机人数、车辆牌号、列车车次、航班班次、抵达时间等。 | ||
接待方案 | ||||
序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
2 |
拟定接待方案 |
根据接待活动类别拟定活动方案,主要包括:接待方针、规格、形式、时间、地点、出席人员、议程、费用预算等。 | ||
接待要素确定 | ||||
序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
3 |
确定接待场所 |
如在公司会场开展接待活动,应提前预定接待场所(会议厅、贵宾厅、文化展示厅等) | ||
如在外部开展活动,应提前确定接待场所。 | ||||
4 |
食宿行安排 |
视活动需要,如需用餐的,工作组应提前预定餐厅。 | ||
视活动需要,如需住宿的,工作组应提前预定宾馆。 | ||||
视活动需要,如需用车的,工作组应提前提出用车申请,如外租车辆,应提前联系好租车公司。 | ||||
5 |
文字材料准备 |
工作组负责拟写出席领导讲话稿、汇报材料、交流材料、欢迎辞、祝酒辞、贺辞、贺信等,根据需要制作PPT演示稿。 | ||
工作组负责协助活动主持人拟写主持词。 | ||||
工作组负责各项文字材料的准备、收集、汇编、打印装订等工作。 | ||||
视活动需要,工作组负责拟定活动宣传标语内容。 | ||||
6 |
物料准备 |
视活动需要,提前开展活动相关物料的领取、采购、设计、制作等工作,括但不限于:活动主题背景板或条幅、宣传条幅,欢迎条幅、指引水牌、活动桌签、宴会桌签、车证、胸卡、胸花、邀请函、办公耗材、录音笔、激光笔、礼品、酒水等。 | ||
工作组应提前对接待场所踩点,及时确定所需资源,并保持与联系人联系顺畅。 | ||||
7 |
费用预算 |
接待活动中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅费用的,发生费用一般由主办部门/单位承担。 | ||
工作组应根据活动预算提前拟定好费用预算报告,并报审批。 | ||||
通知及反馈 | ||||
序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
8 |
通知我方 |
工作组应在确定来访详细信息后,通知我方拟出席人员,通知至少包括:时间、地点、来宾信息、来访意图、议程安排、相关准备、着装要求、联系人及手机号码等,如在外部开展接待活动,通知应注明会场位置图、行李路线、公共交通乘坐方式等。 | ||
9 |
通知对方 |
工作组应在确定我方接待安排后,以函件形式反馈对方接待活动的时间、地点、行车路线、联系人及手机号码等,可温馨提示当地温度、天气、建议着装、接送联系人(手机号码、车辆牌号)等。 | ||
10 |
人员落实 |
工作组负责协调落实我方出席活动人员。 | ||
11 |
通知提醒 |
工作组应提前1天利用手机短信等通讯方式提醒我方出席人员活动日程安排,包括时间、地点、相关要求等,可温馨提示会场温度、建议着装、行车路线等。 | ||
食宿行安排 | ||||
序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
12 |
餐饮准备 |
工作组应提前收集来宾民族、性别、职务及排序、宗教信仰、生活习俗、饮食习惯、喜好禁忌等信息,并在膳食准备中作相应注意。工作组应指定专人安排来宾随同人员的休息与膳食。 | ||
13 |
致辞 |
需主宾双方致辞的宴会,工作组需提前为领导准备致辞,由主人先致欢迎辞,来宾再致答辞谢。 | ||
14 |
住宿 |
需安排来宾住宿的接待活动,工作组应优先选择协议酒店,视来宾级别情况安排房间。 | ||
15 |
交通 |
需安排车辆接送的接待活动,工作组应提前根据来宾级别和人数,向总经理办公室提出用车申请或外租车辆,并指定专人随车接送。 | ||
16 |
迎接 |
工作组应提前与对方联系人确定抵达时间,根据级别对等的原则,通知我方领导在指定地点迎接。 | ||
17 |
送别 |
视接待活动类别,根据级别对等原则由领导陪同来宾前往机场或车站送别。 | ||
礼品安排 | ||||
序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
18 |
纪念品准备 |
视活动需要,工作组应提前准备纪念品,纪念品应体现企业文化,富有纪念意义或象征意义,尊重来宾的风俗习惯。 | ||
19 |
赠送时间 |
视活动需要,选择赠送时间(见面初、活动中、送别时等) | ||
活动期间安排 | ||||
序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
20 |
签到 |
视活动需要可设签到处,可在签到时发放相关材料。 | ||
21 |
迎接 |
工作组应指定专人引导来宾,重要来宾抵达时应提前通知到指定地点迎接。 | ||
22 |
设备监控 |
工作组应指定专人负责活动开展期间各类设备监控。 | ||
23 |
会议记录 |
工作组应指定专人作会谈(会议)录音及记录。 | ||
24 |
茶歇 |
如活动时间较长,可在活动休息时间安排茶歇。 | ||
25 |
宴会服务 |
工作组应指定专人负责宴会现场监控,根据需要,及时调配服务人员,及时补充酒水。 | ||
26 |
住宿 |
如活动有住宿需求的,工作组应指定专人提前安排好参会代表住宿房间,可提前为来宾代领房卡。根据活动作息时间,通过前台设定叫导服务,并适当提醒退房时间、结账事宜等。 | ||
27 |
交通 |
如活动有用车需求的,工作组应指定专人负责用车安排及调度,如集体乘车应指定乘车召集人。 | ||
后续工作 | ||||
序 |
工作内容 |
工作要求 |
责任人 |
备注 |
28 |
会场整理 |
工作组应指定专人负责检查活动现场遗落物品、收回或销毁活动相关材料。 | ||
29 |
对账结算 |
工作组应指定专人负责与会场方对账结算。 | ||
30 |
材料整理 |
视活动需要,于活动后整理形成文字材料(会议记录等),并经接待牵头领导审定后发布或存档。 | ||
31 |
材料存档 |
工作组负责于活动后收集、整理、保管活动文字材料及多媒体资料,重要活动文字材料及多媒体资料等应移交档案室存档。 | ||
32 |
材料赠予 |
视活动需要,工作组可将接待过程中的摄影、摄像等多媒体资料编辑后赠送来宾。 | ||
33 |
活动宣传 |
会务组于会后及时确定活动报道事宜。 |
序号 |
项目/事宜 |
数量 |
单位 |
单价 |
金额 |
备注 |
一、住宿、房务 |
数量 |
天数 |
¥0.00 | |||
1 |
套房 | |||||
2 |
单人间 | |||||
3 |
标间 | |||||
二、餐饮 |
¥0.00 | |||||
1 |
午餐 |
桌 |
¥0.00 | |||
2 |
午餐酒水 |
项 |
¥0.00 | |||
3 |
晚餐 |
桌 |
¥0.00 | |||
4 |
晚餐酒水 |
项 |
¥0.00 | |||
5 |
夜宵 |
项 |
¥0.00 | |||
三、会议室 |
场次 | |||||
1 |
XX号会议室 |
¥0.00 | ||||
2 |
XX号会议室 |
¥0.00 | ||||
四、会务其他 | ||||||
1 |
会务水果(客房) |
间 |
¥0.00 | |||
2 |
会务水果(会场) |
人 |
¥0.00 | |||
3 |
会务交通费(派车、会务组交通费) |
项 |
¥0.00 | |||
4 |
宣传物品(条幅、签到台、展架、指示牌等) |
项 |
¥0.00 | |||
5 |
会务机动费用 |
项 |
¥0.00 | |||
五、礼品/奖品 | ||||||
1 |
个 |
¥0.00 | ||||
2 |
个 |
¥0.00 | ||||
3 |
个 |
¥0.00 | ||||
六、往返交通费(预估) | ||||||
1 |
人 |
¥0.00 | ||||
2 |
人 |
¥0.00 | ||||
3 |
人 |
¥0.00 | ||||
4 |
人 |
¥0.00 | ||||
5 |
人 |
¥0.00 | ||||
6 |
人 |
¥0.00 | ||||
7 |
人 |
¥0.00 | ||||
七、合计预算费用 |
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