2020年3月,人社部办公厅发布《关于订立电子劳动合同有关问题的函》,首次明确:用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。
2021年7月,人社部办公厅发布《电子劳动合同订立指引》,指导用人单位与劳动者依法规范订立电子劳动合同,自此,电子劳动合同时代正式来临。
在国家政策的大力推动下,电子劳动合同的合法化,给人力资源服务业带来了崭新的生机,电子劳动合同将成为诸多企业数字化转型的变革之选。人力资源管理数字化、无纸化已成为大势所趋,电子劳动合同的落地覆盖,为企业与员工及客户之间的签约搭建了桥梁,升级签约体验的同时,也在助力企业内部人事管理效能提升上发挥了重要作用。
疫情之下,电子签约成为HRO企业服务升级的数字密码
据统计,全国人力资源市场劳动合同签署率连续5年保持在90%以上,人才的流动速度在逐渐加大,企业职工的平均在职周期在不断缩短,企业面临循环招聘以及各类人事协议签署量在增大。
(资料来源:中国人力资源场景电子签约专题分析2020)
与此同时,新冠疫情加速了企业办公数字化的进程,推动了求职招聘对接过程移动化。有调查报告指出,线上办公平台典型代表钉钉与求职招聘平台典型代表Boss直聘移动端月活实现较快增长,通过电子签约可解决人力资源场景下签约环节数字化问题。
(资料来源:中国人力资源场景电子签约专题分析2020)
由此可见,现实的转型需求将带动人力资源签约环节走向数字化,求职招聘对接环节的移动化也将逐渐推动随时随地完成入职确认和劳动合同签署的需求,线上办公的发展将不断推动数字化向人力资源场景延伸。因此,电子合同的覆盖将成为推动人力资源服务水平提升的关键要素。
流程多、效率低、风险大,签署模式变革箭在弦上!
在传统的人力资源服务签约场景中,由于人力资源服务机构负责的甲方客户是各种类型的企业,且受用工需求的特殊性和流程外包的繁杂性限制,使用传统的纸质签约方式常常面临以下问题:
1.审批流程多,过程繁琐。
无论是与员工签署劳动合同还是与合作公司签署商务合同,都需经过多重审批盖章。员工从招聘、入职、签合同,到各种员工手册发放、工资单、离职证明等,企业之间合作涉及合同签订、期权协议、保密协议等,多种类型签约及多重审批都会使签约流程变得繁琐。
2.耗时长,效率低。
异地合同签署,外派员工和公司签署合同不仅要经过内部的层层审批流程,还需要通过邮寄的方式互相传递待签署或已签署的纸质合同,平均每份合同要耗时2—10天,耗费大量财力物力,且周期长效率低,严重影响业务进度,增加了很多无效的工作量。
3.管理难,风险大。
合同管理的环境要求高,海量纸质合同的管理,已成为困扰各类企业的普遍难题,合同查找难,管理不当容易丢失,归类整理调阅的过程,签署权限管理的问题等等,都带来了很多安全隐患。
合同签署线上化,全面释放HRO企业生产力
基于用户数字化建设现状以及对电子合同的需求,瑞福云科HROsys系统电子签功能拥有成熟多样的电子签名解决方案,灵活适配于人力资源服务行业,覆盖人力资源全流程签约场景,打通“企业——员工”、“企业——企业”之间双轨道同时运作,实现了合同在线签约和传输,为企业提供高效、便捷、安全的数字化签约新体验。
在员工劳动合同签署方面,HROsys系统电子签功能围绕员工入、转、调、离的全过程,针对发offer、收集统计员工信息、员工入职办理、劳动合同签署、保密协议、调岗签署通知书交接单、离职开离职证明、签交接单等环节,搭建在线电子签约服务,通过HROsys系统智能签署的方式,人事服务专员们可以从耗费大量时间精力的累累琐事中得到解放。
在公司商务合同签署方面,瑞福云科HROsys系统电子签全面打通企业业务枢纽,实现商务合同签署全程线上化,合同签署不受时间地点的限制,随时随地想签就能签。支持在线归档调阅,包括企业间合同的发起、合同签署、合同管理、合同存储等多类型文件签约与传输,通过数据沉淀和统一管理的方式解决合同的管理难的问题,合同无须打印邮寄,缩短了审核、签署、盖章的时间,签约效率大幅提升。
值得一提的是,瑞福云科HROsys系统电子签不仅支持单份合同签署,还提供线上合同批量签署,赋能企业效能全面提升。企业可根据自身合同签署的实际需求,在系统上传合同模板,灵活选择单份或批量发起,即可一键提交,将合同批量发送给不同签署方,为人力资源签约提供全方位、多样性、多渠道、便利化的服务的同时,改善了传统合同重复低效的签署难题,助力企业迈入数字化智能签约时代!
瑞福云科的有关负责人表示:社会的发展路径因数字化而被重新定义,电子签约的方式成为企业众望所归的发力方向。在未来,瑞福云科HROsys系统将继续依托雄厚的技术实力为企业电子合同签署保驾护航,为人力资源工作高效开展提供有力支撑。
